VDR como el software más seguro para tu empresa

La sensación de una reunión real se puede replicar perfectamente en una sala de datos virtual. Van más allá de los límites de los métodos tradicionales de teleconferencia al permitir que los participantes se comuniquen y colaboren como si estuvieran físicamente presentes. Hoy en día, más personas que nunca utilizan lugares de trabajo digitales. Un lugar de trabajo digital seguro, confiable y controlado es esencial.

Hasta hace unos años, una sala de datos era un espacio físico donde se podían almacenar documentos importantes o confidenciales. Estas salas eran utilizadas por banqueros, inversores, corredores y abogados en horarios determinados para revisar los documentos necesarios para las transacciones comerciales. Hoy en día, estas salas reales son extremadamente raras y en gran medida han sido reemplazadas por salas de datos virtuales.

Una sala de datos virtual (VDR) es un depósito en línea de información confidencial al que se puede acceder en cualquier momento y desde cualquier lugar. Por tanto, es diferente de una sala de datos física. Las salas de datos virtuales son cada vez más importantes como lugar seguro y neutral, especialmente para iniciativas entre empresas. Aquí, varias personas tienen acceso a trámites delicados que deben completarse rápidamente (durante un período de tiempo determinado).

Cuando se manejan fusiones, negociaciones de contratos y procesos de licitación, las tecnologías existentes están obsoletas, son difíciles de usar y costosas de implementar y mantener, lo que a menudo resulta en TI en la sombra. Además, tratar con numerosos postores en una complicada red de colaboración de documentos aumenta la probabilidad de malentendidos y errores.

En consecuencia, es fundamental proteger la privacidad y la seguridad del contenido de los postores. Al agilizar y asegurar el proceso de gestión de transacciones, es importante trabajar de forma centralizada Soluciones para compartir archivos que puede utilizar para reducir estos riesgos.

¿Por qué necesita un software VDR seguro para su negocio?

Muchas tecnologías corporativas obsoletas están siendo reemplazadas rápidamente por salas de datos. Esto se debe principalmente a que ofrece una excelente protección, es fácil de usar y tiene un precio rentable. Probablemente su empresa ya utilice almacenamiento en la nube para documentos confidenciales, pero este servicio carece de las funciones de seguridad avanzadas que ofrece un VDR y normalmente cuesta lo mismo que un VDR o incluso más.

Si bien las herramientas para compartir archivos y colaborar en documentos en línea como Google Drive y Microsoft OneDrive son fantásticas, simplemente no están diseñadas para proteger sus datos más confidenciales. No se puede monitorear lo que hace un usuario con los datos en una carpeta de almacenamiento en la nube después de tener acceso a ellos.

Además, ahora se exponen una variedad de variables a sus datos más críticos:

• ¿Qué tan bien está protegida su red?
• ¿Qué tan seguras son tus contraseñas?
• ¿Qué tan seguras son sus tabletas y computadoras domésticas?
• Usas autenticación de dos factores, ¿verdad?
• ¿Tiene protección contra malware y virus actualizada?
• ¿Entienden cómo defenderse de las estafas de phishing?

Los VDR son las mejores y más convenientes opciones para transmitir y rastrear de forma segura a numerosas partes en transacciones. Puede: Asignar diferentes niveles de protección a usuarios y documentos utilizando una sala de datos virtual y restringir la descarga, impresión y visualización de documentos.

Cómo elegir un proveedor de sala de datos virtual: características imprescindibles

Las tres cualidades más importantes que se deben buscar en un proveedor de salas de datos son seguridad, facilidad de uso y soporte de primer nivel. Estos son los ingredientes básicos de cualquier servicio VDR de buena reputación y deberían ser innegables. Debe poder cargar documentos de forma segura en todo momento, asegurarse de que solo las personas autorizadas tengan acceso a ellos y revocar rápidamente esa autorización cuando ya no sea necesaria.

Es fácil saber cuál Proveedores de salas de datos cuáles son y cuáles no son sus obligaciones antes de inscribirse en un plan. Al comparar proveedores de VDR, esté atento a las siguientes señales de advertencia:

1. Certificación: cuando trabaja con un proveedor de VDR certificado, aprende que la empresa cuenta con el marco, las políticas y los procedimientos establecidos para un sistema de gestión de seguridad de la información seguro, incluidas las salvaguardias físicas, técnicas y legales necesarias para un sistema de gestión de riesgos proactivo, incluso si no necesita la certificación ISO 27001.
2. Seguridad: Los documentos deben estar protegidos tanto durante su almacenamiento como en tránsito. Es por eso que los mejores proveedores de salas de datos solo utilizan cifrado avanzado de 256 bits y solo se utilizan los mejores protocolos. Sus archivos se almacenan en servidores confiables y seguros que tienen una tasa de tiempo de actividad del 99,9 %.
3. Preguntas frecuentes simples: la página de preguntas frecuentes proporciona una buena indicación del tipo de servicio al cliente que puede esperar. Debe responder todas las preguntas potenciales de forma clara y completa y demostrar el profundo conocimiento del equipo detrás de las respuestas.
4. La configuración de permisos para grupos de usuarios debe ser personalizable para evitar el inconveniente de cambiar los permisos para cada persona con la que comparte un documento.
5. El último estándar en seguridad de documentos es DRM (Gestión de derechos digitales), que le permite rastrear (y revocar) el acceso a sus documentos incluso después de haberlos descargado.
6. Monitoreo de actividad: si le da a alguien acceso a un documento importante, debería poder rastrear si realmente accedió y descargó.
7. Control y gestión de documentos: ya sea que esté administrando un solo documento o una gran biblioteca de datos, debería poder administrar y controlar documentos rápida y fácilmente, de manera similar a los permisos de usuario.

Además, el proceso de ventas se simplifica mediante una verificación de diligencia debida en una sala de datos protegida. Por ejemplo, puede asignar diferentes permisos de lectura, escritura o eliminación a carpetas o documentos específicos. Además, puede asegurarse de que solo se pueda acceder a los documentos relevantes, a diferencia de una sala de datos física. Tampoco podrá abandonar la sala de datos sin el consentimiento de ambas partes.

El mejor software de sala de datos virtual para su negocio

Para muchas empresas, puede resultar difícil entender a qué se enfrentan con los mejores proveedores de salas de datos hasta que firman un contrato y empiezan a utilizar la sala de datos para sus necesidades. A primera vista, muchas de las empresas son similares, pero las operaciones no son necesariamente tan seguras y confiables como sugiere el material de marketing. Por eso una prueba gratuita es crucial.

1. ContratoZen

Cree una sala de datos virtual (VDR) segura en segundos con ContractZen. Tiene una sólida gestión de derechos de acceso, búsqueda basada en metadatos, índice dinámico de sala de datos, pistas de auditoría e informes. Obtenga tranquilidad al estar preparado de inmediato para revisiones de debida diligencia que requieren mucho tiempo. Prueba gratuita durante 30 días y luego entre $9,80 y $49/mes.

2. Retención de archivos

Para empresas con 20 o más usuarios, están disponibles las funciones de revisión de documentos y flujo de trabajo del software de gestión de documentos y registros FileHold. FileHold está centrado en Microsoft y ofrece una garantía de instalación de 2 horas, sus usuarios ya están familiarizados con él. Compatible con dispositivos móviles y accesible tanto localmente como en la nube.

3. tintineó

Clinked es un portal para clientes y una herramienta de colaboración alojada en la nube. Proporcione a los clientes, equipos internos y equipos de proyectos ubicaciones de marca protegidas donde puedan trabajar de manera efectiva. Antes de otorgarle a alguien acceso a la información, revise su sala de datos segura para asegurarse de que los archivos estén categorizados y los grupos de usuarios definidos.

Luego pruebe el software para asegurarse de que no haya errores. Recuerde siempre que el error humano es la razón más común por la que los datos se ven comprometidos. Por lo tanto, es una buena idea volver a verificar su configuración.

Diploma

Una sala de datos virtual es la mejor opción para cualquier empresa. Los datos se almacenan en una sala de datos virtual como si fuera una carpeta de archivos sobre una mesa. Los mismos documentos son accesibles para todos y se almacenan para evitar su eliminación o sobrescritura accidental. Debido a que comparten un entorno, los empleados pueden comunicarse y colaborar fácilmente entre sí. Secure VDR es el estándar de la industria para el intercambio de información en transacciones de alto riesgo.

El uso de datarooms virtuales será cada vez más importante en muchas empresas. Las salas de datos virtuales son más importantes para una organización cuanto más privacidad y trabajo en equipo se requieren.